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团的档案建设

时间:2011-03-24 点击:348

档案工作要求

一、团的档案

1、概念。

团的档案是来源于组织、个人在团的工作实践中保存起来可供查阅的历史记录,是在文件材料基础上形成的。它可以是文书形式,也可以是现代化的电子信息贮存形式。

2、分类。

团的档案可分为文书档案、团员档案和团干部档案。

二、团的档案建设的作用

1、档案是一种历史的见证。

团的档案建设是维护共青团组织和青年运动历史的一项重要事业。共青团组织肩负着历史重任,要将前人留传下来的经验教训妥善保存和积累完善,并将有相当价值的信息流传后世,使我们这一代青年,这一代所参加的青年组织以及所对应的历史文化得以延续。做好档案工作,能够使信息完好无损地保存下来,如实地反映青年运动的历史。

2、档案是一种真实的反映。

团的档案建设有利社会各界全面了解支持共青团组织和青少年运动。共青团既是一个政治团体,又是一个群众团体,它必须面向广大社会、面向全体青年。做好档案工作,能够真实全面地反映这个组织和特定群体最完整的形象,使全社会更多的个体和群体来关心、支持、帮助共青团工作,推动青少年事业的蓬勃发展。

3、档案是一个系统的过程。

团的档案建设推动和促进了共青团工作本身的系统化。共青团是一个庞大的组织系统,由于它本身的特点和特性,人员变动快、思想新、创新意识强、信息多,会有许多历史资料和现实资源产生。做好档案工作,要能够及时、准确、完整记录资料,以防止资源的流失和浪费。

三、如何开展团的档案建设团的档案建设是做好团的工作的基本条件之一,它直接影响到团的工作效率和质量。因此,必须做到:

1、加强对团的档案工作的领导。

团的各级领导要经常了解档案工作情况和存在的问题,提出任务和要求,及时进行检查指导。

2、加强档案工作者队伍的建设。

档案工作人员应该是政治上可靠、作风正派、责任心强,有一定业务能力。管档部门要主动向领导请示汇报档案工作者队伍情况,提出建设性意见,并专题研究,认真予以解决。

3、建立和健全各项制度。

各级团委应根据档案建设的要求,搞好团的档案的科学管理,使团的档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的目的。

档案收集归类

一、档案收集

管档部门应当根据归档要求,定期收集信息并办理完毕,一项活动结束应当归档的文件材料和活动资料。档案拥有者也应该主动、积极、有意识地配合做好档案管理工作。

1、收集范围。一是反映本单位团组织工作活动,具有查考利用价值的各种文件材料;二是反映团员、团干部情况的各种材料,均应按归档范围或根据各单位自行制定的归档范围进行归档。管档部门应负责随时收集、整理,按时立卷、归档。

2、收集要求。为了能经常地、有计划地进行材料的收集,管档人员必须做到主动、及时、准确、保质。

(1)主动。就是要做有心人,主动与材料形成人员或部门联系,做到手勤、嘴勤和腿勤。

(2)及时。就是尽快地将新形成的、新发现的材料收集归档。

(3)准确。就是档案材料收集的范围要准确。

(4)保质。就是要保证收集的材料正确、完整、齐全。

二、档案归类

对团的归档材料进行分类,是实现团的档案工作内容规范化、系统化、条理化的一个重要手段。它的主要作用是,既便于材料保存,又方便提供利用,让利用者开卷醒目。内容层次清楚、查阅方便,达到节省时间,提高效率和质量的目的。因此,必须按照要求统一进行分类。

档案材料可按实际内容归入各自的类别。归类的一般方法是:一看材料名称;二看材料内容或用途。然后分门别类进行立卷成册。归类途径大致如下:

1、公文材料类。包括团的文件;团的代表大会、代表会议材料;各类批件;统计报表;会议记录;规章制度等。

2、工作活动类。包括工作计划和工作总结;重要活动的文字方案;工作简报;调查研究报告等。

3、组织情况类。(1)团员:包括团籍材料;考核材料;奖励材料;处分材料等。(2)团干部:包括考察和任免材料;工作考核材料;奖惩材料;培训记录;转岗输送情况等。

4、图片音像类。包括团的代表大会、代表会议、重要活动、一般活动中产生的照片、录音和录像资料等。

操作范例

团的档案工作可根据各级团组织的工作要求和各单位档案工作的规范进行。为了便于管档人员的工作,以下举例仅供参考。

某一年年底归档工作开始,管档人员对团的工作档案进行归档,操作步骤如下:

一、档案材料收集

形成材料正本,文字清楚、对象明确、标明日期。

二、档案材料整理

去掉金属装订物,按16开大小折切,标准长26.5公分,宽19公分,装订线位置不得少于1公分,用三孔一线的方法装订。如边沿过窄、纸张太小,应加边并用16开纸托裱;如纸张过大,要在不超过装订线的篇幅内逐张折叠齐边。

三、档案材料分类

按大类进行材料归类立卷,卷内文件应按顺序排列,依次编写页号或件号。页号为每页材料正面的右上方、背面的左上方;件号为每份材料的左上方;图表和声像材料等也应在装具上或在其背面逐件编号,并单独存放。

四、档案材料鉴定

凡反映团的主要工作活动和基本历史面貌、今后工作中需要长远利用的文件,列入永久保存;凡反映团的一般工作活动,在较长时间内对工作有查考利用价值的文件,列入长期保存;凡在较短时间内对团的工作有查考利用价值的文件,列入短期保存;团员、团干部材料须列入个人人事档案。

五、档案材料保管

1、永久、长期保存的文书档案可移交单位档案室;短期保存的文书档案可留于团委管档部门。

2、团干部档案,由党委组织部门和上级团委管理;企事业单位团员的档案、大中专院校学生团员的档案由人事部门管理;中等学校的学生团员档案、农村团员档案由团委一级管理。

3、档案应防止霉变、褪色、尘污、虫蛀、鼠咬、破损等情况;声像档案应放置荫凉开燥处,避免日光曝晒,以防变形,并应在每年10月倒带一次。有条件的团委可用计算机辅助档案管理的各种功能。

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